どのような仕事でも当たり前であるが業務時間が限られているので、どのようにして効率化することが成果を出す上で大事になってくる。
業務の効率化といっても方法論は限られているのが現状。
- プロセスを省略する。
- プロセスを変えずにプロセス内のスピードを上げる。
- 外部協力を得る。
など。
なので何度も繰り返すような作業はなるべく早く回せるようにすることが重要になってくる。
仕事柄、オフィス製品(Excel、PowerPoint)をよく使う。
一日中Excelを触っていることも珍しくないため、ここを効率化できると効果があると考える。
では、どう効率化するのかというと、「ショートカットを覚える」ことで可能となる。
自身が実務でよく使うのは下表。
◆よく使うExcelショートカット表
| コマンド | ショートカット内容 | ||
|---|---|---|---|
| Ctrl | + | S | 保存 |
| Ctrl | + | C | セルをコピー |
| Ctrl | + | V | コピーした内容をペースト |
| Ctrl | + | D | 上セルの内容をコピー |
| Ctrl | + | R | 左セルの内容をコピー |
| Ctrl | + | Y | 前作業と同じことを実施 |
| Ctrl | + | Z | 前の作業を取り消し |
| Ctrl | + | 1 | セル書式を開く |
| Ctrl | + | 2 | セルの文字を強調する |
| Ctrl | + | ＋ | 行を追加 |
| Ctrl | + | ー | 行を削除 |
| Ctrl | + | Space | 列全体を指定 |
| Shift | + | Space | 行全体を指定※日本語入力時不可 |
| Alt | 機能を展開 | ||
| Esc | 一個前に戻る |
繰り返し使用して覚える、そして新たなものが出てきたら随時調べて身に着けていくことで最終的にかなり効率化できる。
私自身半信半疑だったが、ショートカット使わない人がもたついて見えるほど差が出るので侮れない。